TMS: gerir a tesouraria com dados fiáveis e controlos adequados

Saldos bancários dispersos, previsões difíceis de consolidar e aprovações distribuídas por várias ferramentas podem dificultar as decisões de tesouraria. Um Treasury Management System (TMS), ou sistema de gestão de tesouraria, permite organizar estes fluxos num ambiente comum. O seu valor depende do âmbito escolhido, da qualidade dos dados e dos controlos implementados.

1. Para que serve um TMS?

Um TMS ajuda a direção financeira a acompanhar a liquidez, preparar previsões e gerir as operações de tesouraria. Consoante os módulos escolhidos, pode reunir posições bancárias, pagamentos, dívida, aplicações financeiras, operações cambiais e transações intragrupo. As funcionalidades disponíveis variam entre soluções e configurações.

Comece por definir as decisões que o sistema deve apoiar: obter uma posição diária de tesouraria, antecipar uma necessidade de financiamento, acompanhar vencimentos de empréstimos ou distribuir melhor a liquidez entre entidades. Estes casos de utilização ajudam a estabelecer prioridades e critérios de aceitação concretos.

2. Como articulá-lo com o ERP e os bancos?

O ERP suporta geralmente os processos de gestão e a contabilidade da empresa. Um TMS especializado utiliza essas informações para as necessidades de tesouraria e combina-as com os dados bancários. O âmbito exato depende também dos módulos de tesouraria já disponíveis no ERP.

Mapeie as trocas de informação antes de escolher o sistema: faturas e vencimentos recebidos do ERP, extratos recebidos dos bancos, pagamentos enviados, estados devolvidos e lançamentos contabilísticos produzidos. Atribua um responsável, uma frequência e um tratamento de anomalias a cada fluxo. Uma interface anunciada deve ser demonstrada com as versões e os bancos efetivamente utilizados.

3. Conectividade bancária e ISO 20022: verificar toda a cadeia

As trocas podem utilizar ficheiros seguros, conectividade Swift ou API, consoante os serviços dos bancos e os contratos escolhidos. A frequência das informações disponíveis depende dessa cobertura: um painel atualizado necessita de dados efetivamente fornecidos e recebidos.

Na norma ISO 20022, a família pain.001 permite transmitir instruções de transferência do cliente ao seu banco. O TMS deve gerir o formato e a versão aceites por cada banco e processar as respostas previstas pelo serviço. Acompanhe separadamente o envio técnico, a aceitação da instrução e a execução do pagamento. Conserve referências que permitam localizar uma operação de ponta a ponta.

4. Fazer dos controlos um critério de seleção

A matriz de permissões deve refletir as responsabilidades da empresa. Preveja funções distintas para a preparação, a aprovação, a administração e a revisão. Defina limites e delegações de poderes e verifique a sua aplicação durante os testes. O rasto de auditoria deve identificar o autor, a data e a natureza das ações importantes.

Avalie também a autenticação multifator, a revisão dos acessos, a proteção das trocas de dados e os procedimentos de continuidade. Para uma alteração de dados bancários, organize uma verificação independente através de um canal conhecido. O sistema deve apoiar esse procedimento, com prova do controlo e uma aprovação adequada.

5. Implementar o TMS em cinco etapas

Definir o projeto. Identifique as entidades, os bancos, as contas, as moedas, os volumes e os processos abrangidos. Estabeleça prioridades, responsabilidades e as decisões esperadas da comissão do projeto.
Melhorar a qualidade dos dados. Verifique os dados de referência de contas e contrapartes, os calendários, os identificadores e as regras de classificação dos fluxos. Documente quem os pode alterar.
Construir um projeto-piloto. Escolha um âmbito representativo e teste as interfaces com os bancos e as equipas operacionais. Prepare cenários normais e situações de exceção.
Realizar os testes de aceitação. Verifique duplicados, rejeições, permissões insuficientes, falhas de comunicação e recuperação. Reconcilie as posições e os resultados com uma referência validada.
Organizar a entrada em produção. Forme os utilizadores, valide os procedimentos e o apoio e alargue o âmbito por etapas. Preveja um regresso controlado ao dispositivo anterior, se necessário.

6. Perguntas a colocar antes de selecionar uma solução

Que bancos, versões de formatos e interfaces estão abrangidos e com que limitações?
Como são administradas as permissões, assinaturas, delegações e os registos de auditoria?
Que custos cobrem as licenças, ligações, migração de dados, alterações e assistência?
Como recuperar os dados e documentos no final do contrato?
Que compromissos regulam a disponibilidade, os incidentes e as atualizações?

Peça uma demonstração baseada nos seus próprios casos de utilização: uma previsão consolidada, um pagamento rejeitado ou um vencimento de dívida. Avalie o resultado e o trabalho que continuará a ser realizado pelas equipas.

7. Um exemplo de arranque gradual

Exemplo fictício: um grupo pretende consolidar os seus saldos e antecipar os pagamentos. Começa pelas contas principais e por uma previsão alimentada pelos vencimentos do ERP. Mede a cobertura das contas, a atualidade das informações e os desvios entre a previsão e os fluxos realizados. Os pagamentos e as operações de financiamento são acrescentados após a validação dos dados e dos controlos.

Para preparar o seu projeto, comece por formalizar um breve roteiro: necessidades prioritárias, mapeamento dos fluxos, responsabilidades, controlos e critérios de sucesso. A Précis Consulting pode apoiar este enquadramento e a estruturação do seu projeto de tesouraria.