في شركة للمعينات السمعية تضم عدة وحدات، يشمل ترشيد الحسابات البنكية السلسلة المالية بأكملها: مدفوعات المرضى والتأمين الصحي الفرنسي والتغطية الصحية التكميلية، بما فيها التعاضديات وشركات التأمين، والموردين وحركات الخزينة. ويتطلب تقليل عدد الحسابات الحفاظ على استمرارية التدفقات وإسنادها إلى الكيان الصحيح.
حالة افتراضية. لا يصف السيناريو المعروض أي شركة أو مريض حقيقي. ويجب تكييف المنهجية التي تقترحها Précis Consulting مع العقود والجهات الدافعة والتنظيم المعني.
1. الانطلاق من الهيكل القانوني والتشغيلي
تدير الشبكة في هذا المثال عدة مراكز. وقد فتحت حساباتها تدريجيًا للتحصيل المحلي والموردين والنفقات الجارية. وتسعى الفرق إلى تبسيط صلاحيات الوصول والرسوم والتسويات مع الحفاظ على متابعة كل وحدة.
يتعلق التمييز الأول بـ الشخص الاعتباري صاحب الحساب و مركز النشاط المتابع تحليليًا. فقد تنتمي عدة وحدات إلى شركة واحدة، كما قد تضم الشبكة عدة شركات. ويبنى الهيكل البنكي المستهدف وفق هذا الواقع، ولا يفترض استخدام رقم IBAN واحد لجميع الكيانات.
يميز التأمين الصحي الفرنسي بين تعريف كل مؤسسة للمعينات السمعية وبين تعاقد الشركة معه. ويتضمن الملف المهني بيان الهوية البنكية RIB، ويجب إبلاغ الصندوق بأي تغيير فيه. وينبغي أن تحافظ الهجرة البنكية على هذه الروابط.
2. جرد الحسابات ورسم خريطة لجميع التدفقات
سجلوا لكل حساب صاحبه والوحدات المستخدمة والصلاحيات والخدمات والرسوم والعقود المرتبطة به. وافحصوا فترة تمثل النشاط، بما في ذلك التدفقات قليلة التكرار. وصنفوا الحسابات إلى ما يبقى، وما يعدل، وما يغلق بعد الهجرة.
| التدفقات المعنية | العناصر المطلوب نقلها | التحقق المطلوب |
|---|---|---|
| التأمين الصحي والتغطية التكميلية | بيانات التسوية ومراجع الفوترة والردود والمستحقات القديمة | تأكيد الجهات ومطابقة المقبوضات |
| العملاء والمرضى | البطاقات والتحويلات ووسائل الدفع المستخدمة فعليًا | الإسناد الصحيح للإيداعات والمدفوعات والمبالغ المستردة |
| الموردون | التحويلات والاقتطاعات المباشرة والجداول الزمنية | صحة حساب الإرسال وعدم التكرار ومتابعة الرفض |
| الخزينة | التحويلات الداخلية والسيولة والرسوم والعمليات المعلقة | مطابقة الأرصدة واعتماد الصلاحيات وتوفر الأموال |
3. تأمين تحصيلات التأمين الصحي والتغطية التكميلية
يجب أن تميز الفوترة، وفق الملف والاتفاقات السارية، بين حصة التأمين الصحي الإلزامي AMO وحصة التأمين التكميلي AMC والحصة التي قد يدفعها المريض. ونظموا كشفًا بالمستحقات حسب الجهة الدافعة والكيان والوحدة، مع حالة كل فاتورة.
أكدوا لكل صندوق أو جهة تكميلية أو مشغل للدفع المباشر قناة الإبلاغ المهنية عن تغيير RIB، والوثائق المطلوبة، والمعرفات المعنية، وتاريخ السريان. واحتفظوا بالتأكيدات. فقبول جهة واحدة للتغيير لا يثبت تحديث بيانات الحساب لدى الجهات الأخرى.
توفر ردود NOEMIE، عند استخدامها، معلومات عن المدفوعات وحالات الرفض. ويجب مطابقتها مع القيد الدائن البنكي؛ فإصدار الفاتورة واستلام الرد وإثبات التحصيل ثلاثة أحداث منفصلة.
4. نقل تدفقات العملاء والموردين أيضًا
مدفوعات العملاء والمرضى
حدثوا البيانات البنكية الواردة في الوثائق المصرح بها ومسارات الدفع المعنية. وبالنسبة للبطاقات، راجعوا مع البنك أو مزود خدمات الدفع العقود والأجهزة وحسابات التسوية، وراقبوا إجمالي الإيداعات والعمولات وصافي المبلغ المستلم.
إذا كانت الشيكات أو النقد مستخدمة في النطاق المحدد، فعدلوا إجراءات الإيداع والصندوق. وخططوا كذلك لمعالجة المبالغ المستردة والاعتراضات. ويجب أن تبقى دفعة العميل مرتبطة بالفاتورة والوحدة المعنيتين بعد الهجرة.
مدفوعات الموردين
احصروا مصنعي المعينات السمعية والمؤجرين ومقدمي الخدمات. وتحققوا من الكيان المفوتر والوحدة المستفيدة وحساب الدفع. وللاقتطاعات المباشرة، حددوا التفويضات والإجراءات المطلوب تأكيدها مع كل دائن وبنك. وللتحويلات، راجعوا حسابات الإرسال ومسارات الاعتماد.
يجب عند التحول تحديد الدفعات المرسلة بالفعل وحالتها. وتتطلب تغييرات بيانات الموردين تحققًا مستقلًا واعتمادًا موثقًا. واختبروا الرفض وإعادة التنفيذ والمدفوعات المجدولة مع مراعاة مواعيد الإقفال البنكية.
5. إعداد خزينة الفترة الانتقالية
يتابع توقع مخصص أرصدة الحسابات القديمة والجديدة والمقبوضات المتوقعة والمدفوعات الملتزم بها واحتياطي السيولة اللازم. ونظموا التحويلات الداخلية بصلاحيات معتمدة ومعالجة محاسبية صحيحة. وأي تجميع للأموال بين أشخاص اعتباريين يستلزم فحص الإطار التعاقدي والمحلي المطبق.
حافظوا على متابعة الحسابات القديمة للمدفوعات المتأخرة والشيكات غير المخصومة والاقتطاعات والرسوم والتسويات. وتدار فترة التعايش وفق التدفقات المتبقية والتأكيدات المستلمة، دون افتراض مدة تنظيمية موحدة تنطبق على الجميع.
6. تنفيذ تجربة أولية ثم موجات انتقال منضبطة
- اعتماد الهدف: الحسابات وأصحابها والوحدات والخدمات والمسؤوليات.
- التحضير: إشعارات الشركاء والإعدادات وضوابط الأمان.
- الاختبار: استخدام نطاق تجريبي ممثل يشمل الإيرادات والموردين والخزينة.
- اتخاذ القرار: فحص أدلة الاستلام والدفع والمطابقة قبل التوسع.
- الهجرة: التنفيذ على موجات بجدول مشترك ومتابعة الاستثناءات.
- الإغلاق: السماح بكل إغلاق بعد معالجة العمليات المتبقية واعتماد المسؤولين.
يجب أن تحدد خطة الرجوع التدفقات التي يمكن استئنافها عبر حساب قديم والصلاحيات اللازمة. وتتطلب إعادة الدفع التحقق من حالته لتجنب الإرسال المزدوج.
7. المطابقة والمتابعة واتخاذ قرارات الإغلاق
طابقوا بيانات برنامج الفوترة والمحاسبة والبنوك. فقد يغطي تحويل إجمالي عدة فواتير، ويجب أن تسمح تفاصيل الجهة الدافعة بتفسير تخصيصه. وتابعوا بصورة منفصلة حالات الرفض والمدفوعات الجزئية والمستحقات القديمة والمقبوضات غير المحددة.
يستند إغلاق الحساب إلى معايير موثقة: انتقال الشركاء ومعالجة العمليات المعلقة وتبرير الأرصدة وتوفر الأرشيف ومراجعة العقود المعنية. ويؤكد البنك والمسؤولون المخولون الإجراءات الخاصة بالحساب.
8. تنسيق الفرق وقياس الجودة
تقود الخزينة العلاقة مع البنوك والسيولة، وتتابع الفوترة الجهات الدافعة، ويعتمد مسؤولو الوحدات الحالات التشغيلية، وتنظم AMOA الاحتياجات واختبارات القبول، وتنفذ الصيانة التطبيقية التعديلات المتفق عليها. ويتيح اجتماع المتابعة تبادل القرارات والحوادث والخطوات التالية.
قيسوا التدفقات التي ما زالت تصل إلى الحسابات القديمة وفروق المطابقة وأعمار المستحقات وحالات الرفض. واقصروا البيانات الصحية على الأشخاص المخولين والحاجة الفعلية، مع تفضيل مراجع داخلية مناسبة في الأدوات المالية، دون إضافة معلومات سريرية إلى أوصاف العمليات البنكية.
ترافقكم Précis Consulting في رسم الخريطة البنكية والهجرة المنسقة لتدفقات العملاء والموردين والخزينة.
